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Nuestra mayor prioridad es su confianza, por lo que estamos dedicados a proteger la privacidad y la seguridad de sus datos personales y aquellos de terceros que gestionamos. Contamos con un equipo especializado en privacidad, comprometido con la protección de todos los datos personales que recolectamos y garantizando su correcto manejo en todos los países donde operamos. Por favor, lea atentamente nuestra Política de Tratamiento y Privacidad de Datos (en adelante, la “Política de Privacidad”). Para usar nuestro sitio y recibir nuestros servicios, es necesario que lea y acepte esta Política de Privacidad junto con nuestros Términos y Condiciones disponibles en www.brilliant-chat.com.

Introducción y Objetivos

Esta Política de Privacidad regula el manejo de todas las bases de datos y archivos de Brilliant Chat que contienen datos personales de clientes, contratistas, proveedores y, en general, terceros que sean objeto de tratamiento por parte de Brilliant Chat, actuando como “Responsable” y/o “Encargado” del tratamiento de dichos datos personales conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015 y demás normas que las modifiquen o adicionen. Además, establece las políticas y procedimientos para la gestión y protección de la información en Brilliant Chat, alineadas con nuestra Política de Seguridad de la Información, con el fin de preservar la seguridad en el intercambio, transferencia o destrucción de información.

Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida a los titulares de los datos personales que son tratados por Brilliant Chat, informándoles sobre la existencia de políticas de tratamiento de datos personales aplicables, cómo acceder a ellas y las finalidades para las cuales se usarán sus datos.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.

Datos Eliminados: Datos para los cuales no se obtuvo la autorización expresa del titular para su tratamiento o que deben eliminarse por solicitud del titular o decisión de Brilliant Chat.

Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos Públicos: Datos considerados públicos por la ley, tales como los relativos al estado civil, profesión u oficio, calidad de comerciante o servidor público.

Datos Sensibles: Datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como origen racial, orientación política, convicciones religión o filosóficas, pertenencia a sindicatos, salud, vida sexual y datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.

Tratamiento: Operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Titular: Dueño de la información, persona natural o jurídica cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Transferencia de Datos: Envío de datos personales desde el responsable y/o encargado del tratamiento en Colombia a un receptor, dentro o fuera del país.

Brilliant Chat: La empresa Brilliant Chat SAS con NIT No. 901764918-2.

Tratamiento y Alcance de los Datos Personales

Brilliant Chat, en el desarrollo de su actividad económica, actúa como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales suministrados por clientes, empleados, contratistas y proveedores, los cuales se almacenan en sus bases de datos y en las de aquellos que acceden a los datos en virtud de esta política. Brilliant Chat recolecta, almacena, utiliza, transmite, transfiere, suprime y trata datos personales de personas naturales y jurídicas con las cuales mantiene o ha mantenido alguna relación, incluyendo clientes, usuarios del software, aliados, proveedores, contratistas, trabajadores, acreedores, deudores y accionistas.

Principios Rectores

Nos comprometemos a que cualquier tratamiento de datos personales que realizamos respete siempre los derechos consagrados en nuestra Constitución y leyes. Los siguientes principios guían nuestro comportamiento:

Principio de Calidad: Los datos personales tratados deben ser exactos, completos, pertinentes, correctos y actualizados.

Principio de Confidencialidad: Garantizamos la reserva de la información durante y después de la relación laboral o comercial.

Principio de Consentimiento: Obtenemos el consentimiento para el tratamiento de datos personales de manera libre, específica e informada.

Principio de Información: Proporcionamos información completa respecto a los datos personales tratados y demás requisitos establecidos por la ley.

Principio de Finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima informada al titular.

Principio de Libertad: El tratamiento de datos personales solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.

Principio de Licitud: Obtenemos los datos conforme a la legislación aplicable.

Principio de Lealtad: No utilizamos medios engañosos para recabar datos personales y los tratamos con buena fe y diligencia.

Principio de Proporcionalidad: Tratamos solo los datos personales necesarios, adecuados y relevantes para las finalidades indicadas.

Principio de Responsabilidad: Establecemos políticas y procedimientos de manejo de datos personales obligatorios y acorde a mejores prácticas internacionales.

Principio de Seguridad: Manejamos la información con medidas técnicas, humanas y administrativas para otorgar seguridad a los registros.

Principio de Veracidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Uso de la Política de Privacidad y Protección de la Información

Todo tratamiento de datos personales está sujeto a esta Política de Privacidad. Si un titular no está de acuerdo con esta política, no podrá proporcionar información para ser registrada en nuestras bases de datos. Brilliant Chat se compromete a dar un uso adecuado a los datos suministrados y a mantener la confidencialidad requerida, conforme a esta política y la legislación existente.

Los datos personales pueden ser transferidos a accionistas, vinculadas, relacionadas y terceros autorizados, así como a autoridades judiciales o administrativas, nacionales o extranjeras, en los eventos necesarios para el desarrollo del objeto social de Brilliant Chat. En todos los eventos, el intercambio de información deberá sujetarse a los requerimientos de esta política y garantizar la confidencialidad y el respeto de los derechos de los titulares.

Brilliant Chat puede utilizar proveedores de servicios y procesadores de datos que trabajen en su nombre, quienes estarán obligados a proteger la confidencialidad de la información personal.

Extensión de Responsabilidad

Brilliant Chat realiza sus mejores esfuerzos para cumplir con las disposiciones normativas vigentes y resguardar la información suministrada. Sin embargo, pueden ocurrir situaciones imprevistas que vulneren la seguridad de las bases de datos. En tales casos, los titulares entienden y aceptan los riesgos asociados a compartir información por medios electrónicos y exoneran a Brilliant Chat  de responsabilidad en situaciones de vulneración no previstas.

Efectos de la Autorización

La autorización otorgada por los titulares es expresa e informada, permitiendo a Brilliant Chat  y a terceros determinados el tratamiento de sus datos personales, cualquiera sea el medio por el cual se entregaron. Esta autorización incluye la facultad para transferir los datos personales en eventos de venta, fusión, consolidación, cambio de control, transferencia de activos, reorganización o liquidación de Brilliant Chat .

Datos Personales Sujetos al Tratamiento

Brilliant Chat recopila o recibe información personal de las siguientes categorías generales:

Nombre y apellidos

Dirección de correo electrónico

Clave única de registro de población o país de residencia y/o procedencia

Fecha y lugar de nacimiento

Identificación oficial

Datos biométricos

Sexo

Nuestros sitios web y aplicaciones no están dirigidos a menores de edad. No recopilamos deliberadamente información personal de menores de 18 años.

Finalidades y Usos de la Información

Los datos personales suministrados a Brilliant Chat se tratarán conforme a las siguientes finalidades:

Ejecución correcta del contrato entre el titular y Brilliant Chat

Creación de cuenta para acceso a la plataforma de Brilliant Chat

Facilitación del contacto entre Brilliant Chat  y el titular

Mejora de iniciativas comerciales y promocionales

Análisis de la información personal para desarrollo y promoción de servicios

Envío de información sobre nuevos servicios, cambios, tarifas, promociones y eventos

Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar su información personal

Ser informado sobre el uso dado a su información personal

Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley

Revocar la autorización y solicitar la supresión de datos cuando no se haga un uso conforme a las finalidades autorizadas

Los titulares tienen los siguientes deberes:

Suministrar información veraz

Mantener actualizada la información de contacto

Confidencialidad de los Datos Personales

Brilliant Chat utilizará los datos personales únicamente para los fines establecidos en esta política. Los datos no se destinarán a propósitos distintos y se protegerán bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

Seguridad de la Información

Brilliant Chat ha implementado medidas de seguridad administrativas, físicas y técnicas para proteger los datos personales contra accesos no autorizados, daños o interferencias. Estas medidas incluyen el uso de tecnología de punta, capacitación del personal y sistemas de supervisión y vigilancia.

Manejo de Medios

Brilliant Chat implantará procedimientos para la gestión de medios extraíbles, asegurando la destrucción segura de medios con información confidencial cuando ya no sean necesarios. Estos procedimientos incluyen la clasificación de medios y el control de distribución interna y externa.

Transferencias y Remisiones

Brilliant Chat  realiza transferencias nacionales e internacionales de datos personales conforme a las disposiciones legales aplicables. Cuando una transferencia requiera consentimiento, se indicará claramente en nuestro aviso de privacidad integral.

Cookies y Otras Herramientas Tecnológicas

Brilliant Chat utiliza cookies y tecnologías similares para personalizar y mejorar la experiencia del cliente. Las cookies son pequeños archivos de texto que se almacenan en el dispositivo del usuario, permitiendo su reconocimiento en futuras visitas. El usuario puede deshabilitar las cookies en cualquier momento, aunque esto puede limitar su experiencia en el sitio.

Procedimiento de Consulta, Rectificación y Reclamos

Brilliant Chat cuenta con manuales específicos para el procedimiento de consultas, quejas y reclamos. Las solicitudes serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, y las respuestas podrán ser entregadas por cualquier medio físico o electrónico.

Modificaciones de la Política de Privacidad

Brilliant Chat  puede modificar esta política en cualquier momento. Cualquier cambio será publicado en nuestro sitio web y aplicaciones móviles. La autorización otorgada se entenderá como aceptación de las modificaciones.

Vigencia

Esta Política de Privacidad está vigente desde el 1 de septiembre de 2023 y se revisa periódicamente cada año en la segunda semana de septiembre.